Die Kommunikation mittels e-Mail ist in den letzten Jahren zu einem wichtigen Bestandteil des Geschaftsalltags geworden. Auch geschaftskritische Unterlagen werden vermehrt nur noch per e-Mail verschickt. Durch Gesetzesanderung wurden e-Mails den herkommlichen Dokumenten angeglichen, weshalb auch sie fur mindestens zehn Jahre archiviert und im Bedarfsfall wieder hergestellt werden mussen.

Neben den gesetzlichen Anforderungen gibt es aber auch operationelle Grunde, ein e-Mailarchivsystem einzusetzen. Durch deren Verwendung konnen Speicherengpasse infolge der Flut an e-Mails und den Attachments vermieden und die Performance des gesamten e-Mailsystems erhoht werden.

Auf dem Markt sind verschiedene Archivsysteme verfugbar, die alle eine automatische Archivierung mit nutzlichen Verfahren und Funktionen zur Wiederherstellung der e-Mails kombinieren. Sie besitzen die notigen Schnittstellen, um die Daten manipulationssicher auf einmalbeschreibbare Langzeitdatentrager zu speichern. Probleme ergeben sich, wenn verschlusselte oder signierte Nachrichten archiviert werden sollen. Um die damit gewahrleistete Beweiskraft erhalten zu konnen, ware eine saubere Verwaltung der Schlussel und Zertifikate notwendig. Die Wichtigkeit von kryptographischen e-Mails und deren Archivierung scheint allgemein noch nicht erkannt worden zu sein.

Das Ziel des Leitfadens ist es, IT-Verantwortliche aus kleinen und mittleren Unternehmen fur die Problematik rund um die e-Mailarchivierung zu sensibilisieren und ihnen mogliche Losungsansatze zu vermitteln. Wir geben eine grundlegende Einfuhrung in die Funktionsweise der Systeme und untersuchen sie auf die Brauchbarkeit fur die Benutzer. Ebenfalls werden die Grundlagen und Vorteile von verschlusselten und signierten e-Mails veranschaulicht. Anhand nutzlicher Tipps erhalt der Leser Hilfe bei der Einfuhrung eines Archivsystems und wir zeigen, dass funktionierende Losungen durchaus erschwinglich sind.